甘肃凉州：推动城建档案工作高质量发展

文/赵玉生

习近平总书记曾经指出：“档案工作是一项基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案”。城建档案是城市规划、建设和管理过程中的真实历史记载，是城市建设的留存，也是城市建设文明的沉淀，更是城市宝贵的信息资源和社会财富，承担着城市未来的发展规划之路。做好城建档案工作，有助于城市规划建设管理的科学化、现代化，对提高城市防灾抗灾、应急救援整体防御能力，促进城市可持续建设发展，具有极其重要的作用。在全面建设社会主义现代化国家、全面推进中华民族伟大复兴进程中，档案工作显得越来越重。

近年来，甘肃省武威市凉州区坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，深入贯彻落实习近平总书记关于档案工作的重要论述和指示批示精神，完善制度、创新机制、强化信用约束，进一步加强城建档案管理，在城建档案归集、竣工联合验收及信息化建设方面大胆探索和积极创新，取得了较好的成效，城建档案管理服务能力显著提高。2021年10月，凉州区城建档案工作顺利通过国家档案局综合检查，并获得一致好评。

健全组织机构，重视人才培养

凉州区高度重视城建档案工作。一是健全管理机构。凉州区早在1982年5月成立了专门的城建档案管理机构，为科级事业单位，核定编制3人。历经城建体制数次改革，现更名为凉州区城建档案管理服务中心，是集中统一管理凉州区建设工程档案的专门机构。二是注重人才培养。凉州区城建档案管理服务中心现有工作人员6人，其中：本科学历5人、大专学历1人；高级工程师1人、工程师1人、助工2人；一级建造师1人、二级建造师2人、经济师1人。在城建档案人才培养上，始终坚持政治理论和业务知识两手抓、两不误，以政治理论学习促进业务能力提升，定期集中培训，不定期组织干部到兰州、金昌等周边城市的城建档案馆观摩交流学习，有力提升了业务水平和综合技能。

完善管理制度，规范档案管理

目前，凉州区城建档案库房面积154.4平方米，设置密集柜52列，共保存1982年以来凉州区（含市区）城建档案70748卷。近年来，凉州区建立健全了《城建档案查阅利用规定》《城建档案安全保密制度》《城建档案库房管理制度》等11项制度，做到制度上墙，用制度管人管事。依据《建设工程文件归档规范》，结合甘肃省地方标准和凉州区实际，更新修订了《凉州区建设工程文件归档目录》，进一步规范工程档案归整程序，提升了工程档案质量。2020年以来，累计入库建设工程项目246个，档案19581卷；累计向社会各界提供档案查阅利用服务达8600多人（次），提供档案资料31500卷（次），充分发挥了城建档案的利用服务作用。

优化工作流程，提高服务效能

凉州区高度重视优化营商环境，深化“放管服”改革，多措并举提高城建档案验收效率。

——推行限时办结制。大中型建设工程项目在收到资料之日起15个工作日内审核完毕，小型建设工程项目在收到资料之日起7个工作日内审核完毕。接收建设单位按规范装订移交的资料后，当日出具《城建档案验收意见书》，并及时在政府政务网上办理审核手续。

——落实告知承诺验收制。按照《武威市建设工程城建档案验收承诺审批和事中事后监管实施办法（试行）》“竣工验收环节，建设工程城建档案验收实行告知承诺制审批”之规定，凉州区严格落实告知承诺验收制度，按时参与建设工程项目联合验收，积极营造良好的营商环境，采取有效措施保证建设工程档案及时归集入库。目前已有45个项目通过城建档案承诺验收。

——优化审核工作流程。充分运用互联网等信息化技术，将之前先审核纸质档案，发现的问题交办整改后再扫描上传电子档案的工作流程，优化为先审核电子档案，问题整改后下发案卷号装订纸质档案，入库前审查纸质档案，既提高了审核效率，也为城建档案验收节省了1至2个月时间。

加强过程管理，全程服务项目

凉州区建立了“事前告知、事中指导、事后信用监管及责任追究”的城建档案管理工作机制，推行“四早四确保”工作法，全程为项目建设提供服务。为防止建设主体在建设期不重视工程建设档案收集整理，验收阶段排队审核和工程资料与工程进度不同步、建设主体伪造工程档案等情况出现，凉州区前移管理关口，在办理建设工程施工许可证时一并发放档案收集整理告知书，明确告知建设主体应该移交的工程档案内容和要求，做到“早告知”；在建设项目开工后，及时对资料员（档案员）集中培训，让其熟练掌握收集整理工程建设档案的要求和报审流程，实现“早培训”；在建设过程中，及时答复建设主体各类疑问，适时指导建设主体规范整理工程档案，坚持“早指导”；在建设项目主体工程完工后，及时发函提醒，指导建设单位按照联合验收程序及早准备工程档案，完成“早提醒”。通过落实“四个早”要求，达到“确保工程资料与工程进度相符，确保工程资料的真实性、连续性和完整性，确保城建档案验收不影响项目投入使用，确保项目验收备案前档案及时移交进库”的目标。同时，加强常态化监督检查，及时发现问题、处理问题，有效杜绝了“重结果轻过程、只承诺不监管”，以及档案不完整、不真实、不移交等问题发生。

引入信息技术，实现数字化管理

按照《“十四五”凉州区档案事业发展规划》和城建档案信息化建设要求，凉州区紧跟时代步伐，加强档案信息技术有效利用。2022年完成了电子档案存储设备及管理软件采购，制定了《城建档案管理系统操作手册》和《建设工程电子档案归档技术要求》，规范接收、存储和管理电子档案。现已完成2020年8月以来245个建设项目电子档案录入，实现了城建档案从传统纸质档案手工管理到电子档案计算机管理，电子档案和声像档案从无到有、从探索到规范的“增量电子化”蝶变，为实施“存量数字化”档案管理搭好了平台，也为今后建设数字档案馆，实现网上查询奠定了基础，使城建档案管理服务工作真正迈入了数字化发展阶段。

加强安全管理，保障档案安全

严格按照档案管理“八防”要求，完善了《城建档案安全保密制度》《消防安全制度》《防火巡查检查制度》等安全管理制度，确定专人负责，强化档案保管安全措施，配齐安全管理用品，常态化开展档案库房和资料防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防光、防鼠、防有害气体等安全防护，防止电子档案安全无病毒、数据不丢失、信息不泄密。

凉州区城建档案管理部门认真履行“为党管档、为国守史、为民服务”职责，严格落实城建档案资料“记录好、留存好、管理好、利用好”的要求，通过加强城建档案管理利用，使城建档案高标准、高质量为城市规划、建设和管理发展服务，为广大人民群众服务。

（作者系甘肃省武威市凉州区住房和城乡建设局党委书记、局长）